Voorbeeld herinneringsfactuur
Wanneer je op factuurbasis werkt, dan krijg je vroeg of laat te maken met klanten die de factuur te laat betalen.
Dit is altijd een dilemma, want je wilt de klantrelatie bewaken, maar tegelijkertijd jouw vordering tijdig kunnen innen. Daarom is het verstandig om op tijd een herinneringsfactuur te sturen. Voor jouw klant is het meer dan logisch om een herinnering te ontvangen. Er dient tenslotte een betaling verricht te worden – en door jouw punctuele herinnering onderstreep je die te verrichten actie voor jouw debiteur.
Hoe krijg je nu het gewenste resultaat (betaling) middels een reminder? Wat is een goed voorbeeld van een herinneringsfactuur? Wat moet erop staan en welke toonzetting is passend? Het doel is om jouw klant te stimuleren tot betaling en daarbij het in stand houden van de relatie.
Waar moet een herinneringsfactuur aan voldoen?
Voor het niet-betalen van een factuur zijn diverse redenen. Een veelvoorkomende reden is een liquiditeitsprobleem bij je klant. Het is echter lang niet altijd zo dat hier sprake van is wanneer je klant te laat betaalt. Bij de meeste ondernemers heeft het betalen van facturen simpelweg geen prioriteit. Het gevolg is dat jouw factuur onnodig lang in een mailbox blijft hangen, of onder aan de stapel in een postbakje komt te liggen. Het belangrijkste onderdeel waar de herinneringsfactuur aan moet voldoen, is daarom klantvriendelijkheid.
Zorg allereerst dat jouw klant de herinneringsfactuur direct kan categoriseren. Je kunt dit doen door allereerst het factuurnummer te vermelden. Je kunt daarbij ook aangeven dat het bijvoorbeeld om de werkzaamheden van april gaat die je voor de klant verricht hebt. Daarnaast is het belangrijk dat alle betaalgegevens op de herinneringsfactuur vermeld staan zoals bij de oorspronkelijke factuur. Je maakt het jouw klant onnodig lastig wanneer deze eerst de oorspronkelijke factuur erbij moet pakken om de betaling te verrichten.
De juiste manier van aanspreken
Een vriendelijke en milde toonzetting op de herinneringsfactuur kan recalcitrantie voorkomen. De juiste manier van aanspreken zorgt ervoor dat jouw debiteur eerder geneigd is om de betaling te verrichten. Het kan altijd gebeuren dat een factuur bij jouw klant tussen wal en schip raakt en jouw klant deze dus even over het hoofd ziet.
Waarom tijdig een herinneringsfactuur sturen?
Een strak debiteurenbeheer is tevens van belang indien je op factuurbasis werkt. Niet alleen komt het professioneel over richting jouw klant; het waarborgt tijdige betalingen. Daardoor heb je meer liquide middelen op de rekening staan, welke gebruikt kunnen worden om te ondernemen. Jouw liquide middelen zijn vooral van belang om je groeiambities mee te financieren.
Tijdig herinneren brengt ook klanten in beeld die door liquiditeitsproblemen jouw factuur niet kunnen voldoen. Daardoor kan je maatregelen treffen. Binnen jouw onderneming is het goed om het debiteurenrisico goed in beeld te brengen – en waar mogelijk te beperken. Het tijdig versturen van een betalingsherinnering is één van de maatregelen waarmee je het debiteurenrisico beperkt. Het inschakelen van een incassobureau, de kredietwaardigheidscheck voor nieuwe klanten en jouw debiteuren verzekeren zijn aanvullende acties om het debiteurenrisico te beperken.
Wat doe ik na het versturen van de eerste herinneringsfactuur?
Het komt regelmatig voor dat de vordering - ook na het versturen van de eerste herinneringsfactuur niet wordt betaald. Het is verstandig om na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste herinnering daarom eerst telefonisch contact op te nemen. Mocht jouw debiteur simpelweg nalatig zijn, dan helpt een telefonische reminder zeker om de vordering snel op je rekening binnen te hebben.
Wanneer er sprake is van liquiditeitsproblemen bij jouw debiteur, dan kan een belafspraak ook zeer nuttig zijn. Indien jouw debiteur welwillend is, kan er in een gesprek vaak ruimte ontstaan om samen tot een goede oplossing te komen. Zoals een betalingsregeling. Niet enkel een handige regeling om je vordering te innen, maar ook om de relatie met jouw klant te bewaken.
Betalingsregelingen kan je het best schriftelijk vastleggen. Mocht de stroeve samenwerking onverhoopt uitlopen in een juridische procedure, dan heb je de aangepaste afspraken vastgelegd als bewijs.
Werpt ook het telefonische gesprek geen vruchten af? Dan kan je alsnog de tweede herinneringsfactuur – ook wel tweede aanmaning genoemd – versturen. Werkt ook de tweede aanmaning niet, dan wordt het tijd voor de ingebrekestelling. Hierin vermeld je dat je de vordering uitbesteed aan een incassobureau wanneer betaling vooralsnog uitblijft. En dat je de daarbij horende kosten bij jouw debiteur in rekening brengt.
10 tips voor een strak debiteurenbeheer
"Laat jouw onderneming groeien met een strak debiteurenbeheer"
Download gratis whitepaperHet afdekken van jouw debiteurenrisico met mkbZeker
Wanneer je facturen hebt uitstaan, loop je risico. Of je nu simpelweg een voorbeeld factuur gebruikt, of goede software inzet voor jouw facturatie. Meer dan 3% van alle facturen wordt uiteindelijk namelijk niet betaald. Daar blijf jij als ondernemer mee zitten.
Om de continuïteit van jouw onderneming te waarborgen, is afdekking van je debiteurenrisico een uitstekende zet. Bijvoorbeeld met mkbZeker kredietverzekering van Atradius. Alvorens een nieuwe klantrelatie aan te gaan, kan je door Atradius jouw nieuwe klant laten checken op kredietwaardigheid. Met de informatie uit de check kan je eventueel een aangepaste betalingsregeling formuleren. De kans dat je factuur betaald wordt, kan je hiermee exponentieel vergroten. Desondanks komt het voor dat betaling uitblijft. Met mkbZeker heb je echter ook Atradius Collections achter je geschaard: een incassobureau met globale dekking. Mocht betaling ook na incassoprocedure uitblijven, dan is 90% van jouw vordering gedekt.
De voordelen van mkbZeker
mkbZeker is een unieke oplossing voor MKB bedrijven met een omzet tot 10 miljoen euro.
- No Cure, We Pay!
- Incasso tot 100% gedekt
- Premie vanaf €100 per maand
- Dekking tot €15.000 per klant in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittanië