Hoe maak ik een factuur?

Je hebt hard gewerkt om een goed plan te maken en jouw onderneming op te richten. Er is een goed uitgedachte propositie en je hebt veel tijd gestoken in het acquireren van jouw eerste klanten.

Je hebt al een memorabel moment achter de rug: het sluiten van de eerste deal! Naar de tevredenheid van zowel jezelf als de klant heb je het werk afgerond en kan je een factuur maken en versturen.

Dit is een moment waar je als ondernemer veel vertrouwen uit kunt putten. Een factuur maken betekent namelijk dat jouw klanten graag betalen voor de toegevoegde waarde die je kunt leveren. Het is wel belangrijk om op een aantal zaken te letten, wanneer je een factuur gaat maken. In dit artikel vertellen wij hier meer over. Hiernaast kan je gratis een template downloaden.

Een factuur maken: waar let ik op?

Het eerste belangrijke punt om op te letten: staan de juiste gegevens op de factuur die van belang zijn voor de klant? Hoewel dit eerste punt voor de hand liggend is, zal het je verbazen hoe vaak dit nog fout gaat. Door zeer specifiek te zijn over de details, heeft jouw klant inzichtelijk hoe de prijs is opgebouwd. Daarmee vergroot je de kans op snelle betaling. Voor deze details kan je verwijzen naar de overeenkomst die jouw klant aan het begin van de opdracht heeft getekend.

Vanuit de Belastingdienst worden er een aantal eisen verplicht gesteld om op je facturen te vermelden.

  • Jouw bedrijfsgegevens

Wanneer je een factuur gaat maken is het belangrijk om van te voren een mooi format te hebben. Bijvoorbeeld een template waar jouw bedrijfsgegevens duidelijk in zijn vormgegeven. Indien je zzp'er bent en op maandbasis factureert, dan kan je prima uit de voeten komen met een Word of Excel format. Ga je meer factureren? In dat geval is het zeker het overwegen waard om software aan te schaffen waarmee je facturen kunt genereren.

  • Gegevens van jouw klant

Uiteraard is de factuur aan jouw klant gericht. Zorg dat de gegevens inclusief N.A.W.-gegevens op de factuur staan vermeld.

  • Factuurnummer

Een factuurnummer is niet alleen verplicht om op jouw factuur te vermelden, maar ook zeer praktisch voor je eigen administratie. Als je goed doornummert, dan heb je een middel om de facturen uit elkaar te houden. Zo houd je de boel overzichtelijk.

  • De betalingstermijn

Voor jouw klant moet het duidelijk zijn wat de uiterste termijn is voor betaling van de factuur. De meest logische en voorkomende termijn is 30 dagen. Wanneer je de factuur gaat opstellen, zet je ook de datum van verzending op de factuur. Hieronder kan je de uiterste datum zetten waarop de betaling bijgeschreven moet zijn op jouw rekening.

  • Factuurregels

Wanneer je meerdere werkzaamheden voor jouw klant verricht is het handig deze werkzaamheden op jouw factuur op te splitsen in factuurregels. Hiermee creëer je meer overzicht voor je klant en is het helder voor welk onderdeel wat wordt betaald.

  • Bedragen

Het is ook overzichtelijk om achter de factuurregels de betreffende bedragen te zetten. Onderaan de factuur vermeld je het totaalbedrag. Onder het totaalbedrag kan je het btw-bedrag vermelden en bij elkaar opgeteld vermeld je het totaalbedrag inclusief btw-bedrag. Vermeld op de factuur ook hoe jouw klant dit bedrag kan voldoen. Vermeld hier jouw IBAN-rekeningnummer en de tenaamstelling van deze rekening. Geef ook aan wat je klant in de omschrijving dient te vermelden.

WP-debiteurenbeheer-red-1

10 tips voor een strak debiteurenbeheer

"Laat jouw onderneming groeien met een strak debiteurenbeheer"

Download gratis whitepaper

Omgaan met het debiteurenrisico

Zodra jij jouw eerste factuur gaat maken, krijg je dus ook te maken met een eerste debiteur. Wanneer je meerdere facturen gaat maken, ga je een debiteurenportefeuille opbouwen. Als gevolg hiervan komt het risico erbij dat één of meer debiteuren uiteindelijk niet betalen. Dit kan de continuïteit van jouw bedrijf behoorlijk in gevaar brengen. Zeker wanneer je debiteurenportefeuille bestaat uit (enkel) een paar grote en belangrijke klanten. Als ondernemer is het verstandig dat je dit risico in overweging neemt, evenals opties doorneemt om dit risico te verkleinen.

De makkelijkste manier om jouw debiteurenrisico in te perken is een strak debiteurenbeheer. Dit regel je onder andere door tijdig herinneringen te versturen. Maar ook dan kan het toch voorkomen dat betaling uitblijft. Jouw debiteuren verzekeren en vooraf een goede kredietwaardigheidscheck doen op je potentiële klant is dus zeker verstandig om te doen.

De voordelen van mkbZeker

Met mkbZeker van Atradius dek je in één keer voor het overgrote deel jouw debiteurenrisico af. Voordat de verzekering ingaat worden jouw debiteuren getoetst op kredietwaardigheid. Dit brengt direct de grootte van het risico in beeld. In de dienstverlening van mkbZeker zit ook het incasso traject via Atradius Collections. Je hebt dus een goed incassobureau met wereldwijde dekking tot jouw beschikking, welke je vordering kan gaan incasseren indien nodig. Blijft betaling uit? Dan wordt 90% van jouw vordering uitgekeerd.

mkbZeker is een unieke oplossing voor MKB bedrijven met een omzet tot 10 miljoen euro.

  • No Cure, We Pay!
  • Incasso tot 100% gedekt
  • Premie vanaf €100 per maand
  • Dekking tot €15.000 per klant in de Benelux, Duitsland, Frankrijk en Groot-Brittanië